Hallo zusammen,mich würde interssieren, wie bei euch intern die Aktenzeichen organisiert sind, d. h. welche Logik verwendet wird.Außerdem wäre es interssant zu erfahren, was ihr an der jeweiligen internen Aktenzeichen-Organisation gut findet und was ihr gegebenenfalls verbessern würdet.Viele GrüßeGast
Interne Aktenzeichen
- Ersteller Gast_007
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Kombination aus Anfangsbuchstabe Mandant + Nummer Vorteil: keinerNachteil: irgendwann muss man zwangsläufig im Aktenraum umhängen, weil zB sehr viele neue Akten mit "B" angelegt werden. Wenn es weiterhin alphabetisch sein soll muss man also alle Akten von C-Z umhängen, um Platz für die vielen "B"s zu schaffen. Unendlich viel Platz zu lassen geht nicht. Dazu: wenn der Madant den Firmennamen ändert oder das Schutzrecht verkauft, stimmt das Buchstaben-Akz evtl. nicht mehr mit dem (neuen) Mandanten übereinKombination aus Mandanten-Kürzel + NummerVorteil: keinerNachteil: wie bei Anfangsbuchstabe + Nummer. Außerdem müssen neuen Mandanten evtl. unpassende Kürzel zugewiesen werden, da die passenden schon vergeben sindfortlaufende NummerVorteil: neue Akten werden einfach hinter die bestehenden gehängt, es kommt nix zwischenrein was zu größeren Umhäng-Aktionen führen würdeNachteil: Familien werden auseinandergerissen; zuerst die Prioakte, dann alle Akten die innerhalb eines Jahres angelegt werden, dann die PCT, dann wieder Akten die innerhalb der 30 Monate angelegt wurden, dann die PCT-Phasen (EP, US, JP usw.), dann wieder Akten, irgendwann die EP-Familienmitglieder. Außerdem lässt das Aktenzeichen keine Rückschlüsse auf Schutzrecht und Familienzugehörigkeit zu fortlaufende Nummer mit LevelsErklärung: Familien haben das gleiche Stammaktenzeichen, nur halt mit Levels (Prio = Level 1, PCT = Level 2, Euro-PCT/US-PCT = Level 3, Euro-PCT-Validierung = Level 4) und/oder LänderkürzelVorteil: Familien hängen am gleichen Ort im AktenraumNachteil: es lässt sich nicht vorhersehen, wie viele neue Akten der Familie noch entstehen werden die man irgendwie in den Aktenschrank reinquetschen muss -> Umhängen!
achso, wenn ich es mir aussuchen dürfte würde ich je nach schutzrecht (patente/gbm, marken, geschmacksmuster, streitfälle/beratung/usw.) unterschiedliche anfangsbuchstaben vergeben und dann fortlaufende nummern ohne weiteren schnick-schnackdas man mal eine familie zusammensuchen muss, ist eher selten und selbst wenn, stört es mich nicht
wolke7
GOLD - Mitglied
Wünschen würde ich mir ungefähr Folgendes:Buchstabenkürzel für den Mandanten, 3-4 Buchstaben, z.B. MMSG für die Müller-Meier-Schulze GmbH (das merkt man sich erstaunlich schnell)fortlaufende Nummer, sicherheitshalber vierstellig (3 dürften bei fast allen Mandanten reichen, aber ich habe auch schon Mandanten mit insgesamt mehr als 1000 Akten gesehen)Schutzrechtsart in einem Buchstaben, also P, G, D oder MLand/RegionAußerdem eine bestimmte Aktendeckel-Farbe je Schutzrecht.Ein Gemeinschaftsgeschmacksmuster hieße dann z.B. MMSG0045D-GGFamilien bekommen dieselbe fortlaufende Nummer, MMSG0047P-DE ist das deutsche Patent, MMSG0047P-WO die PCT-Prionachanmeldung.Fehlt noch eine Idee für Beratungs- und Streitakten, außerdem die Unterakten für Schutzbewilligungsverfahren von IR-Marken etc., das müsste man noch vertiefen.Auf jeden Fall soll man am Aktenzeichen allein das Schutzrecht genau erkennen können und die Familie dazu, das ist wichtig für die Sachbearbeitung.Das System meiner Kanzlei ist ziemlich unzureichend, es ist z.B. sehr lästig, jedes Mal in PatOrg zu suchen, wie zum Teufel die parallele US-Akte heißt, wenn dank eines Prüfbescheides aus Korea ein Information Disclosure Statement gemacht werden muss.Ebenso umgekehrt, wenn ein Mandant anruft und ein Aktenzeichen angibt, man daraus aber nicht einmal sieht, was für ein Schutzrecht das ist.
Hallo zusammen,also bei uns ist das folgendermaßen geregelt:Unsere Akten haben alle eine sechsstellige Zahlenkombination. Die ersten beiden Ziffern bilden das Jahr, in dem die erste Akte angelegt wurde, und darauf folgt eine vierstellige fortlaufende Nummer. 100001 wäre demzufolge die erste Akte aus dem Jahre 2010. Hinter diese Zahlenkombination folgen dann die entsprechenden Länderkürzel. Schutzrechtsunterscheidung haben wir durch entsprechend unterschiedliche Aktendeckelfarben. Also wäre DE je nach Aktendeckel ein deutsches Patent, deutsche Marke o.ä. Da wir die Farbe blau doppelt haben, sind Gebrauchsmuster- und Geschmacksmusterakten noch um ein (DE-)G bzw. M ergänzt. weitere Bsp.:EP = EPÜ-AnmeldungWO = PCT/MMA/HMA-Anmeldung (je nach Aktendeckel)Diese Aktenzeichen können aber auch noch ergänzt werden um sog. "Unterakten":EP-DE = deutscher Teil aus EPWO-US = Schutzverweigerung MMA in den USADaneben gibt es natürlich auch noch Abkürzungen wie EIN (Einspruch), NI (Nichtigkeit), LÖ (Löschung), V (Verletzung), WG/WV (Widerspruch) usw.Wir haben also anhand der Zahlenkombination sofort die komplette Serie beisammen, wenn wir diese in PatOrg eingeben.Ich komm mit diesem System prima zurecht. Es gibt überall Vor- und Nachteile...
Also das absolute nonplusultra wäre doch eine perfekte mischung aus allen vorschlägen:fortlaufende nummerschutzrechtsartlandlevel1234-P-DE1 (ohne prio)1234-P-EP2 (mit prio)1234-P-FR3 (nach der ep-validierung)und dann 1234-P-DE1 (ohne prio)1234-P-WO2 (mit prio)1234-P-EP3 (nach der pct-regionalisierung)1234-P-FR4 (nach der pct-validierung)so und dazwischen kann man die familienakten hängen ohne umhängen weil die ned soooooooo viel platz nehmen und neue akten sind fortlaufend. den priorang zu sehen find ich ganz wichtig. ich bin letztes jahr in ne neue kanzlei gekommen, in der ab dem 1.1.2009 neue aktenzeichen eingeführt wurden und das ist von den "herrschern" in so einer idiotischen denkweise gemacht wurde, man findet sich nicht zurecht und muss ein jahr später noch mit den kolleginnen rücksprache halten um eine divisional aus der divisional z. b. für alle nachvollziehbar titulieren zu können. was die aktenfarbe angeht:grün für marken hat sich überall bewährt, wo ich bisher warblau für ep und pct immer passend (viel ep- und pctpapierberge tut nicht in den augen weh)rot für streit .. voll aggro vor gericht !grau für beratung, arbeitnehmererfindergesetz undorange für abmahnungen (ned ganz so aggro lol)mit dymo-bändern normale beschriftung mit weißem untergrund und schwarzer schrift und dann hätte ich für die ir-teile eventuell ein andersfarbiges dymo-bynd angedacht.das wäre doch optimal, oder?